Quelles sont les alternatives françaises à MyPeopleDoc pour les RH ?

MyPeopleDoc (désormais partie de UKG) s’est imposé comme un coffre-fort numérique RH de référence. Il permet aux entreprises de distribuer les bulletins de paie et autres documents RH de façon dématérialisée, tout en offrant à chaque salarié un espace personnel sécurisé (10 Go) pour stocker ses documents pendant 50 ans. La plateforme va au-delà du simple archivage : elle intègre des workflows RH (onboarding, demandes des employés, etc.), une base de connaissances et même la signature électronique de documents, le tout dans le respect du RGPD. Mais pour divers besoins (coût, souveraineté des données, spécificités métier), de nombreux employeurs cherchent des solutions alternatives 100% françaises offrant des fonctionnalités comparables : coffre-fort numérique salarié, gestion documentaire RH (GED, workflows) et signature électronique.

Dans cet article, nous présentons plusieurs concurrents français de MyPeopleDoc destinés aux professionnels RH. Vous découvrirez pour chaque alternative une description, ses principales fonctionnalités RH, ses avantages distinctifs ainsi que le type d’organisation auquel elle convient le mieux (startup, PME, ETI ou grand groupe). Nous couvrons aussi bien des solutions open source ou gratuites que des offres commerciales SaaS.

Exemple de coffre-fort numérique RH : les documents salariés sont archivés en toute sécurité et accessibles à tout moment pendant au moins 50 ans.

Primobox – Plateforme DEMAT RH pour documents et signatures

Primobox est un éditeur français spécialisé dans la dématérialisation des processus RH. Sa plateforme SaaS DEMAT RH permet de générer, signer, distribuer et archiver tous les documents RH sur une interface unifiée. Concrètement, Primobox prend en charge l’envoi des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique salarié (espace myPrimobox personnel pour chaque employé), la signature électronique des contrats ou avenants, la gestion du dossier salarié électronique, etc. La solution s’intègre aux SIRH existants via API et connecteurs, par exemple avec les logiciels de paie ou de gestion des talents.

Fonctionnalités principales : coffre-fort RH (archivage 50 ans des bulletins), espace personnel salarié accessible à vie, signature électronique intégrée (via un partenariat Lex Persona), génération automatique de documents (contrats, attestations), workflows de validation et de diffusion aux salariés. Le tout est conforme RGPD et aux normes d’archivage NF Z42-013/NF203.

Avantages : Primobox offre une solution RH complète centrée sur la dématérialisation. Ses points forts incluent l’intégration transparente aux outils RH existants et une approche modulaire (on peut démarrer par la e-paye puis étendre à d’autres processus). De plus, Primobox est reconnu pour son accompagnement local et son expertise (plus de 3 000 entreprises clientes, avec des déploiements à grande échelle). La sécurité est de haut niveau (données hébergées en France, conformité RGPD).

Cible idéale : Plutôt les ETI et grands groupes (environ 500 à 10 000 salariés) cherchant à moderniser leurs processus administratifs RH tout en s’alignant sur leur SIRH en place. Primobox convient bien aux organisations ayant des volumes importants de documents RH à traiter et souhaitant une solution robuste, personnalisable, avec support expert. (Pour les très petites structures, d’autres options plus simples peuvent être suffisantes.)

Arkevia – Coffre-fort salarié développé en France

Arkevia est une solution française incarnant le concept de coffre-fort numérique RH. Développé initialement par Cegedim SRH, Arkevia fournit un espace de stockage hautement sécurisé où l’employeur dépose et le salarié reçoit ses documents RH dématérialisés (bulletins de paie, contrats de travail, attestations, etc.). Chaque employé dispose d’un coffre-fort personnel accessible 24h/24 via le web, même après son départ de l’entreprise, avec conservation des documents pendant 50 ans conformément à la réglementation.

Fonctionnalités principales : Arkevia se concentre sur l’archivage sécurisé et le partage de documents. L’interface intuitive propose un tableau de bord avec dossiers (ex : “Mes documents” et “Boîte de réception” pour les fiches de paie). Les salariés peuvent organiser leurs propres documents en créant des répertoires, ajouter des documents personnels (reçus, certificats) en plus des bulletins fournis par l’employeur, et partager certains fichiers avec des tiers de manière contrôlée. L’inscription se fait via un matricule/code fournis par l’employeur, assurant que seuls les salariés autorisés accèdent à leur coffre.

Avantages : Arkevia offre une grande simplicité d’utilisation et une haute conformité légale. La solution est certifiée (conforme RGPD et NF Z42-013) et assure la pérennité des archives (documents intègres 50 ans même en cas de changement d’employeur). Un avantage notable est l’espace de stockage gratuit et personnel offert aux salariés pour leurs documents privés également. Arkevia vise à simplifier les processus RH (plus de papier à distribuer) tout en améliorant l’efficacité et la traçabilité.

Cible idéale : Convient aux entreprises de toutes tailles souhaitant un coffre-fort pur pour bulletins de paie et documents RH, sans nécessairement de fonctions SIRH avancées. Arkevia est fréquemment déployé via des prestataires de paie/RH (il équipe par exemple certains clients de Cegedim, PeopleSpheres, etc.), et peut séduire des PME comme des grands comptes centrés sur la conformité archivage et la facilité d’accès pour les salariés.

Coffreo – Dématérialisation RH pour contrats et paie (spécialiste intérim)

Coffreo est un acteur français historique de la digitalisation RH, particulièrement reconnu dans le secteur des intérimaires et CDD. Sa plateforme propose un coffre-fort électronique RH associé à des outils de gestion sécurisée des contrats de travail temporaires et des bulletins de paie. Coffreo permet par exemple de signer électroniquement des contrats d’intérim et de les archiver, puis de distribuer les bulletins de paie dans le coffre-fort du salarié intérimaire.

Fonctionnalités principales : Coffreo offre un espace personnel en ligne pour chaque collaborateur, où sont stockés bulletins, contrats, certificats de travail, etc. Cet espace est accessible à vie par le salarié, avec archivage probant (50 ans). La solution intègre des flux automatisés : en quelques clics, l’employeur dépose les documents sur la plateforme, les salariés reçoivent une notification et peuvent consulter/télécharger leurs fichiers. Coffreo propose aussi un partage sécurisé de documents vers des tiers (banque, bailleur…) via des liens contrôlés. La signature électronique de documents RH est supportée, afin de dématérialiser tout le cycle (ex : signature du contrat puis archivage dans le coffre-fort). Le tout est conforme aux normes légales françaises (RGPD, NF Z42-013).

Avantages : Solution fiable et éprouvée, Coffreo est souvent plébiscité pour sa sécurité (données chiffrées, accès double facteur) et sa conformité juridique irréprochable. Sa spécialisation sur les travailleurs temporaires lui a permis de développer des fonctionnalités spécifiques (par exemple, gestion en masse de contrats, forte volumétrie de documents). Coffreo se distingue par sa simplicité d’utilisation pour les RH comme pour les salariés : interface intuitive, accès mobile, et support utilisateur disponible. Enfin, en dématérialisant contrats et fiches de paie, Coffreo permet des gains de temps et économies importants (moins de papier, envois postaux éliminés) tout en améliorant l’image moderne de l’employeur.

Cible idéale : Très utilisé dans le secteur de l’intérim, du BTP et de l’hôtellerie (entreprises gérant beaucoup de contrats courts), Coffreo s’adresse aussi plus largement aux PME et ETI souhaitant externaliser la gestion dématérialisée de leurs documents RH. Sa robustesse convient également à des grands groupes pour un besoin précis (coffre-fort salarié central) éventuellement couplé à un SIRH interne. En somme, toute structure qui cherche une solution clé en main pour diffuser ses documents RH en ligne tout en facilitant la vie des employés peut considérer Coffreo comme alternative.

Digiposte (Docaposte) – Le coffre-fort numérique par La Poste

Digiposte est le coffre-fort numérique personnel proposé par La Poste. Très connu du grand public, Digiposte permet à chaque individu de stocker ses documents importants en ligne (relevés, factures, et bien sûr documents RH comme bulletins de paie). Du point de vue d’une entreprise, Digiposte est souvent utilisé comme complément à un logiciel de paie ou SIRH : l’employeur envoie les fiches de paie dématérialisées qui sont déposées automatiquement dans le coffre-fort Digiposte du salarié. Le salarié reçoit une notification email et peut consulter ses bulletins sur son compte Digiposte personnel, gratuitement et à vie.

Fonctionnalités principales : Digiposte offre 10 Go de stockage sécurisé par compte, accessible via le web ou l’application mobile. Les documents sont horodatés, archivés 50 ans (conformité Loi El Khomri) et liés au Compte Personnel d’Activité (CPA) de l’utilisateur. L’employeur peut choisir d’automatiser la distribution vers Digiposte via des connecteurs (de nombreux éditeurs partenaires existent). Côté salarié, Digiposte permet aussi d’ajouter d’autres documents personnels et propose des services de classement automatique, de partage temporaire, etc. Docaposte (filiale numérique de La Poste) garantit la souveraineté française des données et la certification du coffre-fort.

Avantages : Fiabilité et confiance : Digiposte bénéficie de l’image de La Poste, tiers de confiance historique en France. La solution est largement adoptée (plus de 5 millions d’utilisateurs) et assure une pérennité du service (peu de risque de disparition, garantie de continuité pour le salarié même après 10 changements d’employeur). Pour l’entreprise, intégrer Digiposte est un moyen simple de moderniser la distribution des bulletins sans changer tout son SIRH : en effet, beaucoup de logiciels de paie s’interfacent nativement avec Digiposte. C’est aussi un argument de marque employeur : offrir un coffre-fort Digiposte valorise l’entreprise comme innovante et soucieuse de la confidentialité des données.

Cible idéale : PME et grands groupes soucieux de fournir un espace personnel aux salariés pour leurs documents. Souvent adopté par les entreprises via leur prestataire de paie (par exemple, des portails RH comme Eurécia ont intégré Digiposte comme option coffre-fort). Idéal pour celles qui recherchent une solution très standardisée et reconnue pour l’archivage de bulletins, plutôt qu’une suite RH complète. Digiposte étant uniquement un coffre-fort, les entreprises devront avoir par ailleurs un SIRH ou processus interne de génération de documents – c’est un complément universel plus qu’un outil de gestion RH à part entière.

Silae Démat – Coffre-fort intégré au logiciel de paie

Silae est le logiciel de paie en ligne leader en France (notamment via les experts-comptables). Sa brique Silae Dématérialisation inclut un coffre-fort numérique pour distribuer et stocker les bulletins de salaire de manière conforme. Concrètement, une entreprise qui utilise Silae pour sa paie peut activer la fonction de dépôt automatique des fiches de paie dans l’espace sécurisé des salariés sur MySilae. Chaque salarié dispose d’un coffre-fort personnel gratuit et accessible à vie, où Silae range ses bulletins chaque mois.

Fonctionnalités principales : Distribution sécurisée et automatisée des bulletins depuis le logiciel de paie (fini l’envoi par email non sécurisé). Archivage légal 50 ans des bulletins dans le coffre-fort, conformément au Code du travail. Coffre-fort gratuit à vie pour le salarié, qui conserve l’accès même après son départ. L’interface MySilae permet au collaborateur de consulter et télécharger ses bulletins en ligne, avec une sécurité renforcée (authentification 2FA). Silae propose également une suite SIRH (congés, absences, signature électronique, etc.) pour compléter la paie, et le coffre-fort en fait partie intégrante.

Avantages : Pour les utilisateurs de Silae, l’avantage est l’intégration totale : aucune double-saisie, les bulletins sont distribués en un clic lors de l’édition de paie. La solution est certifiée NF203 Coffre-fort et conforme RGPD, garantissant la valeur probante des bulletins. Avec 90% d’adhésion auprès des experts-comptables et clients Silae, la fonction coffre-fort a fait ses preuves en termes d’acceptation. Autre atout : en cas de départ de l’entreprise, le salarié conserve gratuitement son coffre Silae et tous ses bulletins (pas de risque de perte d’accès). Silae Dématérialisation facilite donc la conformité légale (Loi Travail 2016) tout en déchargeant les RH de l’impression/envoi papier.

Cible idéale : Les TPE, PME et cabinets comptables utilisant Silae pour la paie sont directement concernés. La fonctionnalité s’adresse à toute entreprise, de la startup au grand compte, qui a fait le choix de Silae ou de son écosystème. En somme, si votre paie est gérée via Silae, son coffre-fort interne est l’alternative la plus naturelle à PeopleDoc, vous évitant de souscrire une solution tierce pour la distribution des bulletins. (À l’inverse, si vous n’êtes pas utilisateur de Silae, cette solution n’est pas autonome ; d’autres alternatives listées ici seront alors plus adaptées.)

Nibelis – Suite SIRH française avec coffre-fort RH

Nibelis est un éditeur français de SIRH cloud intégrant paie & RH. Sa suite modulaire propose un coffre-fort numérique pour stocker en toute sécurité les bulletins de paie et documents du dossier salarié. Nibelis a l’avantage d’être une solution tout-en-un : le coffre-fort est directement relié à la gestion de la paie (produite par Nibelis) et aux autres modules RH (onboarding, entretiens, etc.). Ainsi, à chaque génération de bulletin ou de contrat, le document est automatiquement versé dans l’espace personnel du collaborateur, sans intervention manuelle.

Fonctionnalités principales : Archivage longue durée des bulletins (50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, conformément à la loi). Espace coffre-fort accessible sur le portail salarié Nibelis (web et appli mobile), avec authentification sécurisée (possibilité de 2FA). Automatisation complète : les bulletins et autres docs RH sont distribués dans chaque coffre-fort immédiatement après validation en paie. Le coffre-fort Nibelis supporte aussi la signature électronique des documents directement via son module dédié, ce qui permet par exemple de signer un contrat de travail puis de l’y archiver. Côté conformité, Nibelis est certifié RGPD et NF Z42-013, avec données chiffrées et journaux d’accès auditables.

Avantages : L’un des atouts majeurs est la centralisation : toutes les données RH (paie, absences, évaluations, etc.) et les documents associés se trouvent sur une unique plateforme. Cela facilite la vie des RH (un seul fournisseur) et des salariés (une seule interface pour tout). Flexibilité : la solution s’adapte aux PME comme aux grandes entreprises grâce à des offres modulaires et personnalisables. Sécurité renforcée : Nibelis mise sur une sécurité « grade entreprise » (chiffrement en transit et au repos, data centers en France, 2FA, contrôles d’accès granulaire). Les employés apprécient l’accès universel (documents disponibles partout via mobile) et les notifications automatiques lors de nouveaux dépôts. Enfin, Nibelis accompagne ses clients avec une offre de services (formation, support) appréciable pour une transition numérique réussie.

Cible idéale : Nibelis vise aussi bien les PME (50+ salariés) que les ETI/Grands comptes. Il est particulièrement adapté aux organisations qui cherchent un SIRH complet Made in France – par exemple, une entreprise qui voudrait à la fois un logiciel de paie et un coffre-fort salarié sans multiplier les prestataires. Si vous souhaitez remplacer plusieurs outils disparates par une solution unifiée Paie+RH, Nibelis est un concurrent sérieux, d’autant qu’il propose d’autres modules (recrutement, talent, GTA…) autour du coffre-fort. En revanche, pour une très petite structure qui n’a pas besoin d’une suite entière, une option plus légère pourrait être préférable.

PayFit – L’alternative startup pour la paie dématérialisée

PayFit est une jeune pousse française bien connue, qui propose un logiciel SaaS de paie simplifiée et de SIRH pour PME. Contrairement aux autres solutions listées, PayFit n’offre pas à proprement parler un coffre-fort “à 50 ans” interne ; cependant il permet de centraliser les fiches de paie en ligne pour les salariés via son portail, ce qui peut constituer une alternative attractive pour digitaliser sa fonction RH. Concrètement, PayFit génère vos bulletins de salaire et les met à disposition des employés dans leur espace PayFit. Attention toutefois : PayFit ne fournit pas de prestations de coffre-fort numérique certifié au sens strict. Il recommande l’usage d’un coffre-fort tiers (par ex. Digiposte ou GérerMesAffaires) pour l’archivage légal sur 50 ans, si nécessaire.

Fonctionnalités principales : PayFit est d’abord un logiciel de paie automatisé en SaaS. En parallèle, il offre des modules RH : gestion des congés/absences, suivi des entrées/sorties, notes de frais, etc., accessibles sur une interface moderne. Les salariés ont un espace en self-service où ils peuvent consulter leurs bulletins de salaire mensuels, demander des congés, fournir leurs documents administratifs à l’embauche, etc. La signature électronique de certains documents est possible via des intégrations (PayFit a noué des partenariats, ex. pour signer les contrats d’embauche). L’employeur peut suivre un workflow de paie 100% digital et assurer la distribution des bulletins sans papier. Pour le volet coffre-fort, PayFit propose souvent à ses clients d’activer une intégration vers un service spécialisé (il s’est par exemple intégré nativement avec GérerMesAffaires pour offrir des coffres-forts salariés gratuits à vie liés au compte PayFit).

Avantages : PayFit se distingue par son expérience utilisateur très soignée et sa convivialité. Il vise à rendre la paie et les RH accessibles aux non-experts : interface épurée, support client réactif, mises à jour légales automatisées. Pour une PME qui s’équipe, PayFit présente l’avantage d’une solution unique pour gérer paie + démarches RH courantes, évitant d’avoir un logiciel de paie d’un côté et un coffre-fort de l’autre. La mise en place est rapide, sans installation serveur. De plus, PayFit étant 100% français, les données sont hébergées localement et l’application suit le droit du travail français de près. Côté coûts, la tarification par salarié peut être intéressante pour les petites équipes.

Cible idéale : Startups, TPE et PME jusqu’à ~200 salariés qui cherchent à moderniser leur gestion RH globale. PayFit est particulièrement apprécié des jeunes entreprises en croissance pour sa facilité d’utilisation et son approche « tout-en-un ». Si votre priorité est de gagner du temps sur la paie et d’offrir un espace salarié de base pour les documents, PayFit peut remplacer avantageusement MyPeopleDoc (et autres) dans un contexte petite entreprise. En revanche, les grandes entreprises ou celles très soucieuses de l’archivage légal opteront plutôt pour une solution offrant un véritable coffre-fort certifié, ou combineront PayFit avec un service comme Digiposte.

Lucca (Pagga Bulletins de Paie) – Distribution des fiches de paie simplifiée

Lucca est un éditeur français de logiciels RH modulaires bien connu pour ses outils ludiques (Timmi Temps, Poplee, etc.). Parmi ses solutions, Lucca Bulletins de paie (anciennement appelé Pagga) se concentre sur la dématérialisation des fiches de paie. C’est une alternative française intéressante à PeopleDoc pour les entreprises qui veulent un outil dédié à l’envoi et à l’archivage des bulletins de salaire plutôt qu’une suite complète. Lucca Bulletins de paie s’interface avec tout logiciel de paie : il suffit d’importer le fichier PDF généré par la paie, et Lucca se charge de découper le fichier, d’assigner chaque bulletin au bon salarié et de les distribuer dans les espaces personnels sécurisés.

Fonctionnalités principales : Archivage sécurisé 50 ans des bulletins de salaire (conforme normes légales). Stockage illimité des documents sur la plateforme Lucca. Espace salarié en libre-service : chaque collaborateur accède à ses bulletins 24h/24 via web (ou appli mobile My Lucca), avec authentification par e-mail + 2FA pour garantir la confidentialité. Notifications automatiques par email à chaque nouvelle fiche de paie déposée pour s’assurer que personne ne manque l’information. La solution se connecte aussi au Compte Personnel d’Activité (CPA) : l’employé peut transférer facilement ses bulletins Lucca vers son compte d’archives CPA s’il le souhaite. Côté RH, l’administration est ultra-simple : un clic pour distribuer tous les bulletins importés, et plus besoin de plier/envoyer du papier. À noter, Lucca propose d’autres modules SIRH (congés, notes de frais…), mais Pagga Bulletins peut être utilisé de façon autonome.

Avantages : Simplicité et rapidité d’implémentation – en “moins de 3 minutes” on peut dématérialiser ses fiches de paie selon Lucca. C’est une solution très accessible aux PME : tarifs transparents, interface colorée et agréable, ce qui change des logiciels austères traditionnels. Compatibilité universelle avec les paies : pas besoin de changer de logiciel de paie, Lucca s’adapte (important pour les entreprises qui externalisent la paie à un cabinet, par exemple). Niveau sécurité, on retrouve les garanties essentielles : accès 2FA, données hébergées en France, conformité RGPD. Un point distinctif est que Lucca inclut l’archivage dans son prix, évitant de devoir payer un coffre-fort séparé : plus besoin de solutions tierces, tout est inclus dans l’abonnement. Enfin, l’intégration au reste de la suite Lucca est un plus si on veut plus tard ajouter d’autres modules RH, le tout dans une interface unifiée.

Cible idéale : Les PME et ETI qui souhaitent un moyen clé en main de dématérialiser les bulletins sans complexité. Par exemple, une entreprise ~50-500 salariés qui a déjà un outil de paie (Sage, Cegid, etc.) mais rien pour la distribution électronique peut déployer Pagga très rapidement. Lucca Bulletins de paie convient bien aux sociétés cherchant une solution française ergonomique alignée sur les besoins légaux. Pour les très grands groupes aux processus RH plus complexes, Lucca peut être utilisé, mais souvent en complément d’autres modules (ou d’un SIRH central) – sa vocation première reste de simplifier les tâches administratives des RH dans les structures à taille humaine.

Eurécia – SIRH pour PME avec coffre-fort intégré

Eurécia est un éditeur toulousain de SIRH en SaaS dédié aux PME/ETI. Historiquement axé sur la gestion administrative du personnel (congés, notes de frais, etc.), Eurécia a ajouté un module de coffre-fort numérique à son Portail RH dès 2019. Ce coffre-fort a été développé en partenariat avec un spécialiste de l’archivage (eDoc / Docaposte) afin de garantir sécurité et conformité. Il permet aux entreprises clientes d’Eurécia de distribuer les bulletins de paie dématérialisés et de stocker d’autres documents RH en toute sérénité.

Fonctionnalités principales : Intégré à Eurécia, le coffre-fort offre à chaque salarié un espace personnel sécurisé accessible depuis le Portail RH (ou via Digiposte selon l’option choisie). Les bulletins de salaire, contrats signés et autres documents RH peuvent y être déposés par l’employeur. L’accès est protégé et les documents sont disponibles 50 ans au minimum (normes NF Z42-013 respectées via le partenaire archiveur). Eurécia gère la distribution automatique : dès qu’un nouveau bulletin est généré (via un fichier importé du logiciel de paie), il est envoyé dans le coffre-fort du collaborateur. Notifications par email et tableau de bord RH pour suivre qui a consulté sont inclus. Étant une suite RH globale, Eurécia propose aussi la gestion documentaire RH (stockage des pièces administratives du dossier salarié, contrats, entretiens numérisés) en plus du coffre-fort salarié, le tout relié aux profils collaborateurs dans l’outil.

Avantages : Offre 100% web pensée pour les PME, Eurécia est simple à prendre en main et modulable. En ayant son coffre-fort intégré, cela évite aux PME d’avoir un fournisseur à part juste pour les fiches de paie : tout se fait dans le SIRH qu’elles utilisent déjà pour les congés ou autres. Le partenariat avec La Poste (Digiposte) apporte de la crédibilité et une garantie de conformité aux yeux des dirigeants : les documents sont stockés chez un tiers de confiance archiveur (Docaposte). Par ailleurs, Eurécia souligne l’amélioration de l’image employeur et la réduction des coûts/papier grâce à la dématérialisation. L’option coffre-fort est facturée comme une option additionnelle, ce qui permet de l’activer selon les besoins sans alourdir le coût de base pour ceux qui n’en veulent pas. Enfin, Eurécia étant très focalisé PME, le support client est réputé proche et à l’écoute, ce qui aide pour accompagner le changement (notamment expliquer aux salariés comment activer leur coffre-fort).

Cible idéale : PME et ETI françaises (de quelques dizaines à quelques centaines de salariés) cherchant une solution RH complète. Eurécia convient particulièrement si vous voulez un SIRH polyvalent (pour la gestion du personnel) incluant la fonction coffre-fort, le tout avec un budget adapté PME. C’est un choix cohérent pour une entreprise qui externalise sa paie mais veut maîtriser la distribution des bulletins en interne via son Portail RH. En revanche, les très grandes structures ou celles ayant déjà une autre suite RH opteront plutôt pour un coffre-fort indépendant ou intégré à leur outil maison.

GérerMesAffaires – Coffre-fort RH souverain (gratuit pour salariés)

GérerMesAffaires est une solution française innovante qui propose un coffre-fort numérique à la fois pour les employeurs et les particuliers. Elle se distingue par son modèle “freemium” : le coffre-fort salarié est gratuit à vie pour chaque employé bénéficiaire, l’entreprise payant seulement l’accès à sa console RH. GérerMesAffaires offre en fait un véritable bureau numérique RH (Desk RH) avec des fonctionnalités collaboratives, en plus de la distribution automatique des bulletins de paie.

Fonctionnalités principales : Dématérialisation de la paie automatisée : les bulletins sont archivés dans le coffre de l’employeur et livrés simultanément dans le coffre-fort privé du salarié. Compatible avec tous les logiciels de paie du marché grâce à des connecteurs ou imports simples. Chaque salarié dispose d’une application mobile et d’un espace web pour consulter ses documents à vie (stockage illimité, certifié NF203). Côté RH, le Desk RH inclut un suivi du dossier salarié (stockage des contrats, pièces d’identité…), un tableau d’affichage numérique pour diffuser les notes de service obligatoires, la gestion d’inventaire (biens confiés lors de l’onboarding), et un espace d’échange employeur-salarié pour partager des documents ou demander des pièces justificatives. La signature électronique des documents internes est également disponible, intégrée dans le workflow (par exemple signer numériquement une charte puis l’archiver). Le tout est hébergé en France, hautement sécurisé (OpenID Connect, 2FA, données chiffrées), et certifié NF203 CCFN (conformité légale coffre-fort).

Avantages : GérerMesAffaires met l’accent sur la souveraineté et l’indépendance : les données sont 100% en France, hors Cloud Act, ce qui peut rassurer les organisations sensibles. Le modèle de coffre-fort gratuit pour le salarié à vie est un gros plus en termes d’adhésion des employés (ils peuvent y stocker aussi d’autres documents personnels). Pour les RH, la solution propose plus qu’un coffre : c’est un outil de collaboration qui peut remplacer certains échanges email peu sécurisés (en permettant de collecter des documents auprès des salariés via la plateforme même). Autre atout : la compatibilité universelle – pas besoin de changer votre paie ou SIRH, GérerMesAffaires peut se greffer via API ou via vos fichiers de bulletins. En outre, le produit est très orienté PME/ETI avec une interface simple. Niveau coût, pour l’employeur c’est flexible (forfait par salarié ou par volume) et souvent plus abordable que de grosses suites, d’autant que cela peut faire gagner du temps aux équipes (distribution en un clic, fini les recombinaisons d’emails et PDF).

Cible idéale : PME, collectivités, associations – toute structure voulant un coffre-fort certifié et économique. C’est aussi une solution appréciée des cabinets d’expertise comptable qui gèrent la paie pour leurs clients : ils peuvent via GérerMesAffaires remettre les bulletins dématérialisés à leurs clients et aux salariés de ceux-ci de manière très sécurisée. En résumé, si vous cherchez une alternative française indépendante, sécurisée et conforme et que vous appréciez l’idée d’un service gratuit pour vos collaborateurs, GérerMesAffaires est un choix à envisager sérieusement.

Maarch (Open Source) – Archivage électronique à la française

Pour terminer, évoquons une alternative open source : Maarch. Maarch est un éditeur français proposant des solutions de gestion documentaire et d’archivage électronique, dont la plateforme Maarch Digital Flow. Cette dernière peut être utilisée comme un Système d’Archivage Électronique (SAE) avec coffre-fort numérique intégré. En d’autres termes, Maarch est une boîte à outils logicielle qui permet de conserver de manière probante des documents numériques – on peut donc l’adapter pour les besoins RH (archiver les bulletins, contrats signés, etc.). L’intérêt est qu’il s’agit d’une solution libre et gratuite (en version Community), que l’on peut installer sur ses propres serveurs, garantissant un contrôle total des données.

Fonctionnalités principales : Maarch Digital Flow couvre un large spectre : gestion de contenus (GED), workflows de validation, coffre-fort électronique certifié NF203 intégré pour stocker les données sensibles en toute sécurité. Il permet notamment de capturer des documents (scan, import), de les classer en dossiers, de leur appliquer une signature numérique ou un cachet pour garantie d’intégrité, puis de définir des règles de conservation ou versement aux archives. La partie coffre-fort offre un stockage chiffré avec journalisation des accès et conservation à valeur légale des fichiers. Maarch supporte l’authentification SSO et le contrôle fin des rôles, ce qui est important dans un contexte RH (seuls les salariés voient leurs bulletins, etc.). Il n’est pas spécifique aux RH, mais on peut le configurer avec les métadonnées adaptées (par exemple numéro de Sécurité sociale pour l’indexation). Maarch propose aussi une version SaaS pour ceux qui ne veulent pas gérer l’hébergement, mais l’open source on-premise demeure disponible, sans limite de volume.

Avantages : Ouvert et personnalisable : pas de “boîte noire”, le code est auditable et modifiable selon vos processus. C’est un atout pour les organisations publiques ou privées qui ont des exigences spécifiques ou veulent éviter la dépendance à un éditeur unique. Économique : la version libre n’a pas de coût de licence, ce qui peut convenir aux structures ayant un service informatique capable de la maintenir. Maarch étant un acteur français depuis 2004, la solution est mature et conforme (utilisée notamment via Xelians/Archiveco dans des projets d’État). Le coffre-fort Maarch est certifié NF203 (comme PeopleDoc, Digiposte, etc.) ce qui atteste du haut niveau de sécurité et de fiabilité pour l’archivage à long terme des bulletins. Autre point : Maarch ne se limite pas au coffre-fort ; il peut aider à dématérialiser d’autres processus (par ex. la gestion du courrier entrant RH, les formulaires administratifs, etc.) via son workflow, ce qui en fait une plateforme polyvalente.

Cible idéale : Les grandes entreprises, administrations ou ESN qui ont une DSI robuste prête à intégrer une solution open source pour les archives RH. Également, les organisations très soucieuses de la souveraineté numérique ou de l’absence de coûts récurrents importants. Maarch peut être un choix pertinent si vous voulez internaliser votre coffre-fort salarié sur vos serveurs (par exemple, un grand groupe bancaire pourrait le préférer pour garder toutes les données en interne). Pour une petite entreprise sans service IT, Maarch en open source serait complexe à gérer ; dans ce cas, mieux vaut se tourner vers une solution SaaS prête à l’emploi parmi celles listées plus haut.

Conclusion : Tableau comparatif des alternatives

En conclusion, il existe de nombreuses solutions françaises offrant des fonctionnalités similaires à MyPeopleDoc pour la gestion dématérialisée des documents RH. Le choix dépendra de vos critères : recherchez-vous un coffre-fort simple pour distribuer les bulletins ? Une suite RH complète intégrant la paie ? Une solution open source souveraine ? Voici un récapitulatif comparatif des principales alternatives présentées :

Chaque alternative présentée offre une manière d’améliorer la gestion des documents RH en France – que ce soit via un coffre-fort numérique salarié, des workflows de traitement, ou la signature électronique. En fonction de la taille de votre structure, de votre budget et de votre infrastructure existante, l’une ou l’autre de ces solutions pourra remplacer avantageusement MyPeopleDoc pour répondre à vos besoins de dématérialisation RH tout en garantissant sécurité et conformité pour vos collaborateurs.

Le maître-mot est de bien analyser vos priorités (coffre-fort pur vs. suite complète, SaaS vs. on-premise, coûts vs. fonctionnalités) afin de choisir l’outil le plus aligné avec votre stratégie RH digitale. Avec ces alternatives 100% françaises, vous avez l’embarras du choix pour passer vos RH à l’ère du zéro papier !