MyPeopleDoc s’impose aujourd’hui comme une solution RH numérique incontournable pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire. Véritable coffre-fort RH, cette plateforme permet la dématérialisation sécurisée des documents salariés tels que les bulletins de salaire, les contrats, ou encore les attestations. En centralisant ces données dans un espace conforme aux exigences du RGPD, MyPeopleDoc garantit une conformité légale et une fiabilité optimale.
Dans un contexte où la sécurité des informations et l’accessibilité rapide aux fichiers sont des enjeux majeurs pour les départements ressources humaines, la numérisation devient une priorité stratégique. Grâce à MyPeopleDoc, les entreprises bénéficient d’un archivage automatisé, d’un stockage longue durée, et d’une automatisation des processus RH qui réduit les tâches chronophages.
Adoptée en mode SaaS, cette solution assure une mise à jour continue des normes et une maintenance simplifiée. Elle s’intègre facilement aux systèmes existants pour une efficacité maximale. En facilitant la gestion de la paie, la transmission des documents et leur conservation, MyPeopleDoc améliore l’expérience collaborateur tout en renforçant la performance de l’entreprise.
En somme, MyPeopleDoc représente bien plus qu’un outil de gestion : c’est un levier de transformation digitale pour les RH. Entre conformité, sécurité, et automatisation, cette solution s’adapte aux exigences modernes tout en valorisant la fonction RH.
Une nouvelle ère pour la gestion documentaire RH
La digitalisation des ressources humaines n’est plus une tendance, mais une nécessité stratégique. Les entreprises doivent composer avec une quantité toujours plus importante de documents sensibles : contrats, bulletins de paie, avenants, attestations ou encore dossiers de formation. Gérer ces flux de manière traditionnelle devient une source d’erreurs, de coûts supplémentaires et de perte de temps. C’est dans ce contexte que le coffre-fort numérique RH s’impose comme une solution incontournable.
MyPeopleDoc, désormais intégré à UKG HR Service Delivery, incarne cette évolution. Initialement créée en France, cette plateforme offre aux organisations un outil robuste et conforme, capable d’assurer une gestion documentaire fluide et sécurisée. Chaque collaborateur bénéficie d’un accès pérenne à ses documents, même après son départ de l’entreprise, ce qui en fait un véritable archivage numérique à long terme.
Les fonctionnalités clés de MyPeopleDoc
Le succès de MyPeopleDoc repose sur des fonctionnalités pensées pour répondre aux besoins actuels des directions RH. L’objectif est clair : combiner sécurité des données, accessibilité en ligne et automatisation RH pour transformer un processus administratif souvent lourd en un service fluide et transparent.
- Stockage sécurisé : les documents sont chiffrés et hébergés sur des serveurs certifiés ISO 27001, garantissant une conformité totale avec le RGPD.
- Accessibilité permanente : salariés et RH consultent leurs fichiers 24h/24 depuis tout support connecté.
- Automatisation des processus : distribution automatique des bulletins de paie, signature électronique intégrée et workflows personnalisables.
- Archivage à long terme : conservation légale des documents sur plusieurs décennies, garantissant traçabilité et disponibilité.
Ces atouts font de MyPeopleDoc un véritable outil de dématérialisation RH capable de transformer en profondeur la relation entre collaborateurs et employeurs.
Tableau récapitulatif des atouts fonctionnels
| Fonctionnalité | Bénéfice pour l’entreprise | Bénéfice pour le salarié |
|---|---|---|
| Stockage sécurisé | Protection juridique et conformité RGPD | Confidentialité garantie |
| Accessibilité multi-support | Réduction des délais administratifs | Consultation en mobilité |
| Automatisation RH | Optimisation des workflows RH | Moins d’attente et d’erreurs |
| Archivage à long terme | Conformité aux obligations légales | Mémoire documentaire personnelle |
Les bénéfices pour les entreprises
Adopter un coffre-fort numérique RH comme MyPeopleDoc apporte une réduction significative des coûts administratifs. Les impressions, les envois postaux et le stockage physique deviennent obsolètes, permettant aux organisations d’économiser tout en adoptant une démarche écoresponsable.
La plateforme garantit également une conformité légale continue face aux réglementations telles que le RGPD. En cas d’audit, les documents sont centralisés et traçables, réduisant considérablement les risques financiers et réputationnels liés aux manquements réglementaires.
Enfin, l’automatisation des tâches répétitives libère du temps aux services RH. Moins de paperasse et plus de stratégie : les ressources humaines peuvent se concentrer sur des missions de gestion des talents, de développement des compétences et d’amélioration de l’expérience collaborateur.
Les bénéfices pour les salariés
Du côté des collaborateurs, l’apport de MyPeopleDoc est tout aussi stratégique. Chaque salarié dispose d’un espace personnel sécurisé accessible à vie, véritable mémoire professionnelle qui centralise tous ses justificatifs et documents contractuels. Cette autonomie réduit la dépendance au service RH et simplifie les démarches administratives quotidiennes.
La consultation en ligne 24/7 représente également un atout majeur. Qu’il s’agisse de préparer un dossier bancaire, une demande de logement ou une démarche auprès d’un organisme public, les salariés disposent de leurs documents immédiatement et sans contrainte.
Cette autonomie renforce leur engagement et leur confiance envers l’entreprise. La digitalisation devient ainsi un levier de satisfaction collaborateur et un facteur indirect de fidélisation des talents.
Comparaison avec d’autres coffres-forts numériques
Le marché propose plusieurs alternatives au coffre-fort digital RH. Certaines solutions généralistes comme Digiposte ou Xelians Coffre-Fort Numérique offrent une gestion multiservices, mais se révèlent parfois moins adaptées aux besoins spécifiques des ressources humaines. D’autres, comme eDocPerso ou Pagga Bulletins de Paie, proposent des approches RH intéressantes mais avec des fonctionnalités plus limitées.
MyPeopleDoc se démarque grâce à :
- une spécialisation RH forte,
- une conformité réglementaire renforcée,
- une conservation des documents jusqu’à 50 ans,
- une expérience utilisateur fluide adaptée aux collaborateurs comme aux administrateurs.
Pour les entreprises recherchant une solution RH clé en main, sécurisée et pérenne, il s’impose comme un choix privilégié.
Vers une digitalisation RH durable
La digitalisation documentaire ne répond pas uniquement à un besoin de performance, elle s’inscrit également dans une logique de transition écologique. En supprimant l’usage massif du papier, les entreprises réduisent leur empreinte carbone et participent activement à la préservation des ressources naturelles.
Par ailleurs, les solutions comme MyPeopleDoc anticipent les évolutions futures de la fonction RH : cybersécurité renforcée, interopérabilité avec d’autres logiciels de gestion, et intégration progressive de l’intelligence artificielle pour optimiser les workflows. L’adoption d’un coffre-fort numérique devient ainsi une étape structurante de la transformation digitale des entreprises.
Premiers pas sur MyPeopleDoc : créer votre compte et récupérer vos documents en toute sérénité
Créer/activer votre espace
Pour utiliser MyPeopleDoc, commencez par activer votre espace personnel. Selon les cas, vous recevez une invitation de votre employeur (email d’activation) ou vous créez votre compte depuis le site/app en renseignant votre adresse professionnelle ou personnelle. Choisissez un mot de passe robuste (longueur suffisante, mélange de lettres/chiffres/symboles) et validez votre identité via le lien reçu. Si votre organisation a activé l’authentification renforcée, finalisez l’inscription en suivant l’assistant (code à usage unique, application d’authentification, etc.).
Associer votre employeur et vos bulletins
Une fois connecté, vérifiez que votre profil est bien rattaché à votre entreprise. En pratique, cette liaison est effectuée par le service RH ; vous la voyez apparaître dans votre tableau de bord. Lorsque l’association est en place, vos documents (bulletins de paie, attestations, contrats, notes internes) arrivent automatiquement dans votre coffre-fort. En cas de doute, contrôlez votre adresse email utilisée par les RH et vos informations personnelles (nom de naissance, matricule, date de naissance) : un écart bloque souvent la distribution automatisée.
Retrouver et organiser vos documents
Utilisez la recherche par mots-clés et les filtres (type de document, période) pour accéder rapidement à un justificatif. Pour gagner du temps, créez une arborescence simple (par année/mois) et, si l’outil le permet, ajoutez des libellés. Téléchargez en PDF quand vous avez besoin d’une version locale et, pour les démarches administratives, privilégiez le partage direct depuis le coffre-fort afin de conserver la traçabilité.
Accéder depuis l’application mobile
L’app MyPeopleDoc sur smartphone offre les mêmes usages essentiels : consultation, téléchargement, réception de nouveaux documents et notifications. Activez les alertes pour être informé dès qu’un bulletin est déposé. Assurez-vous d’utiliser la dernière version de l’application et de synchroniser votre compte si vous changez d’appareil.
Sécurité et conformité : les bons réflexes
MyPeopleDoc fonctionne comme un coffre-fort numérique avec des mécanismes de chiffrement et des contrôles d’accès. Pour renforcer votre protection au quotidien : évitez les mots de passe réutilisés, activez la double authentification quand elle est proposée et déconnectez-vous des appareils partagés. Côté conformité (RGPD, archivage), les durées et modalités sont gérées par la solution et par votre employeur ; retenez que vos documents restent accessibles même en cas de changement d’entreprise, sous réserve d’avoir conservé l’accès à votre espace personnel.
Problèmes courants sur MyPeopleDoc : diagnostics rapides et solutions pratiques
Je n’ai pas reçu l’email d’activation
Commencez par vérifier les dossiers “Courriers indésirables/Promotions”. Assurez-vous que l’adresse utilisée par les RH est bien la vôtre et qu’il n’y a pas d’erreur de frappe. Si rien ne remonte, demandez au service RH de renvoyer l’invitation ou de confirmer l’adresse rattachée à votre compte. Pensez aussi à tester une adresse personnelle si votre entreprise l’autorise : cela évite les filtres antispam trop stricts des messageries professionnelles.
Mot de passe oublié ou code 2FA introuvable
Utilisez la fonction “Mot de passe oublié” pour réinitialiser l’accès. En cas de double authentification, vérifiez votre application d’authentification ou vos codes de secours. Si vous avez changé de téléphone, la solution consiste souvent à désactiver puis réactiver la 2FA via l’assistance, après vérification d’identité. Conservez toujours un moyen alternatif (numéro de téléphone, codes de récupération) stocké de manière sûre.
Je ne vois pas mes bulletins de paie
Trois vérifications utiles :
- L’entreprise est-elle bien associée à votre compte (onglet profil/entreprise) ?
- Les informations d’état civil correspondent-elles à celles du SIRH (nom, matricule) ?
- La période filtrée dans l’interface est-elle la bonne ?
Si le problème persiste, signalez au service RH un “blocage de distribution” en précisant la période manquante et l’adresse email liée à votre espace ; cette précision facilite la relivraison.
J’ai changé d’entreprise ou d’adresse email
Votre coffre-fort reste personnel : mettez à jour votre email de connexion pour conserver l’accès après votre départ. Si votre nouvelle entreprise utilise aussi MyPeopleDoc, elle sera ajoutée à votre espace ; sinon, vos anciens documents restent disponibles dans votre coffre-fort. En cas d’adresse professionnelle supprimée, basculez vers une adresse personnelle avant la fin de votre contrat afin d’éviter une perte d’accès.
Partage et justificatifs : bonnes pratiques
Pour transmettre un document (banque, bailleur, administration), préférez le partage depuis la plateforme plutôt que les pièces jointes par email : vous conservez l’intégrité du fichier et une piste d’audit. Vérifiez que les destinataires ont un accès limité dans le temps et révoquez-le une fois la démarche terminée. Enfin, gardez une copie locale chiffrée de vos documents les plus sensibles si vous voyagez sans réseau : c’est un filet de sécurité utile.
À retenir
Le recours à un coffre-fort numérique RH tel que MyPeopleDoc constitue une avancée décisive dans la gestion des ressources humaines. Pour les entreprises, il s’agit d’une garantie de sécurité, de conformité et de productivité accrue. Pour les collaborateurs, c’est la promesse d’un espace personnel fiable, accessible et inviolable.
En misant sur la dématérialisation RH et l’archivage numérique sécurisé, les organisations renforcent leur performance opérationnelle tout en améliorant leur image employeur. La digitalisation des documents RH ne se limite pas à une innovation technologique : elle devient un vecteur de confiance, d’efficacité et de durabilité.
